J\u00e1 imaginou o trabalho que voc\u00ea ou sua equipe pode ter por passar horas em uma sala de arquivos procurando um documento espec\u00edfico entre milhares? <\/p>\n\n\n\n
Essa tarefa, embora seja exaustiva, ainda \u00e9 executada por diversas empresas que armazenam seus documentos de forma tradicional. Ou seja, os arquivos s\u00e3o deixados em estantes e caixas nada funcionais, dentro de uma sala separada. O problema \u00e9 que esse tipo de armazenamento apresenta algumas desvantagens que podem colocar em risco a seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es contidas nos pap\u00e9is. <\/p>\n\n\n\n
No entanto, a boa not\u00edcia \u00e9 que existem maneiras mais funcionais de guardar os arquivos corporativos e manter a integridade dos dados. Estamos falando do processo de digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos, que consiste em transformar arquivos de papel em arquivos no formato digital.<\/p>\n\n\n\n
Essa pr\u00e1tica, al\u00e9m de oferecer longevidade aos documentos, proporciona uma s\u00e9rie de vantagens para empresas de pequeno, m\u00e9dio e grande porte, como mostraremos neste artigo. Voc\u00ea tamb\u00e9m ver\u00e1 quais s\u00e3o as etapas de digitaliza\u00e7\u00e3o e saber\u00e1 como manter a seguran\u00e7a dos dados contidos nesses arquivos digitais. Fique com a gente at\u00e9 o final e confira!<\/p>\n\n\n\n
A gest\u00e3o de documentos corporativos por meio da digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 uma estrat\u00e9gia simples que permite manter todo o acervo da empresa de forma mais organizada.<\/p>\n\n\n\n
Em vez de manter os pap\u00e9is armazenados em pastas e caixas, esse processo permite que os colaboradores tenham acesso \u00e0 documenta\u00e7\u00e3o sem a necessidade de ocupar espa\u00e7os f\u00edsicos. Afinal, todos os documentos estar\u00e3o guardados em ambiente digital.<\/p>\n\n\n\n
Todo procedimento \u00e9 feito por meio de um sistema de escaneamento que tem a fun\u00e7\u00e3o de converter um arquivo anal\u00f3gico (papel) para o meio virtual. Assim, ao digitalizar cada um dos arquivos, o neg\u00f3cio passa a ter um gerenciamento de dados otimizado e seguro. As informa\u00e7\u00f5es poder\u00e3o ser acessadas rapidamente pelos funcion\u00e1rios sempre que precisar consult\u00e1-las. <\/p>\n\n\n\n
Se voc\u00ea pretende implementar essa estrat\u00e9gia na sua empresa, \u00e9 importante saber que h\u00e1 uma diferen\u00e7a entre um documento digitalizado e um digital. Apesar da semelhan\u00e7a no nome, ambos possuem caracter\u00edsticas que os diferenciam um do outro.<\/p>\n\n\n\n
No primeiro caso, o arquivo, antes emitido em papel, ganha uma vers\u00e3o digital. J\u00e1 no segundo caso, o documento \u00e9 originado na forma eletr\u00f4nica, ou seja, n\u00e3o foi criado em papel. Dessa forma, a sua validade jur\u00eddica \u00e9 assegurada pelo uso do certificado digital, ferramenta que garante autenticidade nas transa\u00e7\u00f5es realizadas no meio eletr\u00f4nico.<\/p>\n\n\n\n
Existem muitas raz\u00f5es que levam as empresas a digitalizar os documentos. O cumprimento de exig\u00eancias fiscais e tribut\u00e1rias \u00e9 uma delas. O Sistema P\u00fablico de Escritura\u00e7\u00e3o Digital (SPED) determina que toda institui\u00e7\u00e3o guarde c\u00f3pias das notas fiscais eletr\u00f4nicas (NF-es)<\/a> emitidas por, pelo menos, cinco anos.<\/p>\n\n\n\n Por\u00e9m, os motivos v\u00e3o muito al\u00e9m desse. A digitaliza\u00e7\u00e3o de arquivos traz uma s\u00e9rie de benef\u00edcios para a organiza\u00e7\u00e3o que resolve implement\u00e1-la. Confira quais s\u00e3o essas vantagens. <\/p>\n\n\n\n A empresa que implementa a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos ganha com o aumento na produtividade. Isso acontece porque os registros podem ser encontrados em poucos segundos no sistema e, assim, o te<\/p>\n\n\n\n mpo ser\u00e1 melhor aproveitado para realizar atividades mais produtivas e estrat\u00e9gicas.<\/p>\n\n\n\n Segundo a Associa\u00e7\u00e3o Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), os profissionais brasileiros perdem cerca de 2 horas por dia procurando documentos n\u00e3o digitalizados. Por\u00e9m, ao transferir os arquivos para o meio digital esse n\u00e3o ser\u00e1 mais um problema, uma vez que o arquivo poder\u00e1 ser procurado por apenas uma palavra-chave no sistema. <\/p>\n\n\n\n Manter a seguran\u00e7a dos dados est\u00e1 entre as maiores preocupa\u00e7\u00f5es de uma empresa. No entanto, quando se tem os documentos armazenados em um ambiente seguro, as chances de incidentes (como fraudes) acontecerem s\u00e3o menores.<\/p>\n\n\n\n Quando uma institui\u00e7\u00e3o possui um sistema de gerenciamento de documentos digitalizados, se torna mais eficiente a armazenagem segura, uma vez que s\u00f3 pessoas autorizadas ter\u00e3o acesso. Al\u00e9m disso, registros digitais apresentam maior durabilidade, n\u00e3o podem ser modificados com facilidade e ficam protegidos da a\u00e7\u00e3o do tempo. <\/p>\n\n\n\n Outra grande vantagem \u00e9 a economia de espa\u00e7o f\u00edsico. Com a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos, as salas que antes eram usadas para armazen\u00e1-los poder\u00e3o ser utilizadas com outra finalidade. <\/p>\n\n\n\n Os milhares de arquivos, agora, podem ser armazenados em um \u00fanico sistema ao inv\u00e9s de ocupar espa\u00e7o em arquivos volumosos. <\/p>\n\n\n\n A digitaliza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m proporciona uma organiza\u00e7\u00e3o mais eficiente dos arquivos. Ao transferir os registros para o ambiente digital, \u00e9 poss\u00edvel separ\u00e1-los de acordo com a sua categoria ou cliente. Ao reuni-los dessa forma, a busca ser\u00e1 mais r\u00e1pida e menos descomplicada. <\/p>\n\n\n\n Sustentabilidade \u00e9 um assunto sempre em pauta. Nesse contexto, a gest\u00e3o de documentos digitalizados \u00e9 uma a\u00e7\u00e3o mais ecol\u00f3gica, uma vez que reduz drasticamente o uso de folhas de papel e o seu desperd\u00edcio. Assim, a empresa passa a ser vista com uma organiza\u00e7\u00e3o que se preocupa com o meio ambiente e com o impacto de suas a\u00e7\u00f5es. <\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m dos pap\u00e9is, o uso de tintas de impressora e cartuchos de m\u00e1quinas copiadoras tamb\u00e9m \u00e9 reduzido de forma consider\u00e1vel quando h\u00e1 a mudan\u00e7a de registros f\u00edsicos para o meio digital. <\/p>\n\n\n\n A diminui\u00e7\u00e3o de papel e do uso de tintas para impressora s\u00f3 pode resultar em uma coisa: redu\u00e7\u00e3o de custos. <\/p>\n\n\n\n O dinheiro antes gasto para a compra de materiais de impress\u00e3o poder\u00e1 ser aplicado para outros fins, como a capacita\u00e7\u00e3o dos colaboradores ou investimento em alguns setores da empresa. <\/p>\n\n\n\n O processo de digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos requer alguns cuidados para evitar que algum arquivo importante se perca. Mas, de maneira geral, o escaneamento e armazenamento acontece em quatro etapas. <\/p>\n\n\n\n O primeiro passo \u00e9 selecionar, conferir e registrar os documentos f\u00edsicos que devem ser digitalizados. \u00c9 necess\u00e1rio verificar um por um e executar o trabalho com muita aten\u00e7\u00e3o para evitar a perda de qualquer arquivo.<\/p>\n\n\n\n Depois da coleta, \u00e9 importante organizar os registros por temas, datas ou nomes. Tamb\u00e9m \u00e9 nesta etapa que s\u00e3o feitos alguns reparos e higieniza\u00e7\u00e3o dos arquivos que estiverem manchados ou amassados para assegurar que estar\u00e3o leg\u00edveis. Objetos como grampos e clipes tamb\u00e9m devem ser retirados das folhas para n\u00e3o comprometer a digitaliza\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n O processo de digitaliza\u00e7\u00e3o deve ser feito em seguida. \u00c9 importante escanear os documentos um a um, na ordem em que eles j\u00e1 estavam guardados. Nessa etapa, lembre-se de dar aten\u00e7\u00e3o \u00e0 nitidez dos arquivos e de remover qualquer sujeira ou problema na imagem. <\/p>\n\n\n\n Feito isso, \u00e9 preciso inserir informa\u00e7\u00f5es como nome ou data para facilitar o acesso aos arquivos. Tente seguir uma padroniza\u00e7\u00e3o para renome\u00e1-los, dessa forma, eles ficar\u00e3o mais organizados. <\/p>\n\n\n\n O sistema tamb\u00e9m permite escolher palavras-chave para identificar os materiais. Cadastre cada uma delas para que a busca seja otimizada. <\/p>\n\n\n\n1. Aumento da produtividade<\/h3>\n\n\n\n
2. Maior seguran\u00e7a de dados<\/h3>\n\n\n\n
3. Economia de espa\u00e7o f\u00edsico<\/h3>\n\n\n\n
4. Organiza\u00e7\u00e3o dos arquivos<\/h3>\n\n\n\n
5. Empresa aliada da sustentabilidade<\/h3>\n\n\n\n
6. Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/h3>\n\n\n\n
Etapas da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n
1\u00aa. Coleta dos documentos<\/h3>\n\n\n\n
2\u00aa. Classifica\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
3\u00aa. Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
4\u00aa. Indexa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Validade jur\u00eddica para documentos digitalizados<\/h2>\n\n\n\n
As assinaturas digitalizadas s\u00e3o vulner\u00e1veis a fraudes e n\u00e3o possuem validade jur\u00eddica. Sendo assim, um documento em papel que foi assinado manualmente, n\u00e3o ter\u00e1 validade jur\u00eddica ao ser digitalizado. <\/h3>\n\n\n\n